Um Dokumentenbibliotheken zu strukturieren, können die klassischen Ansätze eines Filesservers mit Ordnerstrukturen etc. genutzt werden. Zusätzlich lassen sich aber auch Informationen zu abgelegten Dateien hinzufügen, die später zur Sortierung oder Eingrenzung benutzt werden können.
Unmanaged Metadata
Zusätzliche Informationen können über neue Spalten/Metadaten gepflegt werden. Die Listeneinträge können anschließend danach sortiert/gefiltert werden. Außerdem ist eine Gruppierung in den so genannten Sichten der Liste möglich.
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Praxis
Um das Feature innerhalb einer Website zu aktivieren: Websiteaktionen > Websiteeinstellungen > Websiteaktionen > Websitefeatures verwalten Dort „Metadatennavigation und Filtern“ aktivieren.
Managed Metadata
Zusätzlich zur Listen-bezogenen Metadaten können Metadaten auch zentral verwaltet werden. Dazu sind allerdings Einstellungen innerhalb des SharePoint Server nötig. Außerdem wird bei übermäßiger Benutzung verwalteter Metadaten sehr viel Rechenleistung benötigt.
Dokumentenbibliotheken und Listen filtern und sortieren
Um vorhandene Bibliotheken für Schlüsselfilter und Metadaten zu filtern, muss die Art der Navigation aktiviert werden.
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Praxis
Dazu unter Bibliothekseinstellungen Navigationseinstellungen für Metadaten die notwendigen Einstellungen vornehmen.
Danach ist folgender Dialog innerhalb der Bibliothek verfügbar.
Standardmäßig wird dieser Dialog oberhalb der Navigation auf der linken Seite angezeigt. Um dies nach unten zu verschieben müssen Anpassungen innerhalb der Standard-Gestaltungsvorlage der Website (z.B. BigCompany.master) vorgenommen werden.
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Praxis Dafür muss der gesamte Abschnitt
<!-- Managed MetaData wrapper -->
an die Stelle verschoben werden, an welchem der Dialog später erscheinen soll.