Prinzipiell bietet SharePoint gute Möglichkeiten, um den allgemeinen E-Mail-Wahnsinn im Unternehmen etwas zu reduzieren. Werden Informationen im SharePoint vorgehalten, so können sich die Mitarbeiter für die relevante Listen abonnieren und erhalten bei neuen oder geänderten Einträgen eine Benachrichtigung (per E-Mail oder auch als SMS).

Wird allerdings eine Liste abonniert in der häufig neue Elemente erstellt oder bestehende geändert werden, entsteht dennoch recht viel Mail-Traffic, den es zu reduzieren gilt. Bei der Einstellung eines neuen Abonnements kann die Menge direkt eingeschränkt werden. So kann definiert werden, ob nur neue Elemente oder auch Änderungen eine Meldung auslösen.

Außerdem können die gesamten Listenanpassungen zu einem bestimmten Zeitpunkt aggregiert versandt werden (z.B. 1x pro Woche).

Trotz dieser Möglichkeiten stellt man sich schnell die Frage, ob man die Benachrichtigungen nicht noch weiter eingrenzen könnte. Als Kriterium könnten die vorhandenen Metadaten der Listenelemente dienen. In den hier gezeigten Einstellungen tauchen diese jedoch nicht auf.

Das ist erst nach dem Erstellen einer neuen öffentlichen oder persönlichen Ansicht möglich.

In dieser Ansicht muss mindestens ein Filter eingestellt werden, andernfalls kann keine Benachrichtigung abonniert werden. Hier können beliebige Spalten genutzt werden.

Nach Erstellen dieser Ansicht kann diese im Einstellungsdialog der Benachrichtigung ausgewählt werden und man wird nur noch bei Änderungen in der speziellen Listen-Ansicht benachrichtigt.